08 Mrz Denken vor dem Senden
Täglich werden ca. 270 Milliarden Emails versendet – wie viele bekommen Sie? Im Schnitt 120, sagen Experten. Durch die Menge leidet aber die Qualität. Zeit, sich hier zu verbessern.
Es gibt zwei Sorten von Menschen. Jene, die jedes Mal, das eintrudelnde Email bearbeiten. Aber auch jene, bei denen sich im Laufe der Zeit 10.000 und mehr ungelesene Nachrichten anhäufen. Schlimm? Heute eher normal. In Zeiten, wo Milliarden Nachrichten versendet werden – und unzählige davon in unserem Postfach landen – ist es eine Kunst den Überblick zu behalten. Es wird aber nicht einfacher: Im Jahr 2021 sollen es schon mehr als 330 Milliarden sein.
Höchste Zeit sich besser auf Emails einzustellen!
1. Seien Sie höflich
Die richtige Anrede zu finden, ist eine Gratwanderung zwischen zu salopp und zu förmlich. „Beantworte ich ein Email zu salopp, spiegle ich einfach die Förmlichkeit der Anrede“, so Andrea Khom, die zusammen mit Michaela Kellner das Buch „Konfliktfalle E-Mail“ geschrieben hat.
Schreibt man selber das erste Email, ist man mit einem „Guten Tag“ immer auf der höflichen Seite. Bei „Hallo“ fühlen sich viele angeschrien und nicht immer ist man von Anfang an mit jedem „Lieber“. Verpönt sind auch Abkürzungen wie etwa S.g. Fr. – das zeigt vielleicht, ich bin überheblich, dass ich mir nicht einmal die Zeit nehme, jemanden korrekt anzusprechen“, so die Buchautorinnen. Spricht man mehrere Personen an, dann nach ihrem Rang. Sind alle gleichgestellt, geht man nach dem Alphabet.
2. Denken vor dem Senden
„Wenn ich mehr als Emails zu einem Thema schreiben muss, greife ich lieber zum Telefon“, so Khom zum Gebrauch inflationären Gebrauch der Emails. Verschickt man eines, wird eine Antwort innerhalb von 24 Stunden erwartet. Was die Länge des Textes betrifft, gibt es eine simple Regel: „Ausgedruckt nicht länger als eine A4-Seite, inklusive Signatur. Apropos: Die darf beim ersten Kontakt nie fehlen, danach kann auf sie verzichtet werden.
3. Kriegen was man will
„Wer etwas mit dem versendeten Email tun soll, gehört ins „An“-Feld. Wer einfach nur informiert wird, gehört in „cc“ und muss nicht antworten“, so Khoms Devise. Viel nutzen aber cc falsch, häufig auch als Druckmittel. „Ist bei Urgieren etwa der Vorgesetzte in cc, ist die Lage schon am Eskalieren. Man sollte sich gut überlegen, ob man das will.“ Wer seine Sache auf nette Art durchsetzen will, soll am eigenen Schreibstil arbeiten. Besonders effektiv laut der Expertin: Statt „Bitte, schicken Sie mir das“ lieber ein freundliches „Danke, dass Sie mir das schicken.“
4. Melden Sie sich richtig ab
Wer auf Urlaub fährt, muss eine Abwesenheitsnotiz schreiben „Viele vergessen, dass das ein offizielles Email ist und nach §14 UGB auch eine Signatur braucht“ so Khom.
Hinein muss weiters: Eine höfliche Anrede und die Information, wann man wieder erreichbar ist, ob die Emails bearbeitet werden und wer die Vertretung ist.
5. Bleiben Sie immer professionell
„Heutige Jobeinsteiger texten viel zu kurz, mit Abkürzungen, Emoticons und ohne Anrede. Das geht im Business nicht“, mahnt Khom. Weitere Fauxpas, vor allem in der externen Kommunikation: Texte aus der ersten Emotion heraus senden, Rufzeichen, nur Großbuchstaben oder nur Kleinbuchstaben verwenden. „Und bitte auch die elende Re: AW… raus löschen und den Betreff unbedingt ans Thema anpassen“, so Khom. Ein professionelles Email funktioniert nach dem KISS-Modell. Übersetzt heißt das: KURZ (auch kurze Sätze mit maximal neun Wörtern), SCHLICHT, STRUKTUIERT und STIMULIEREND.
„Geben Sie dem Empfänger auch immer eine positive Botschaft mit“, so Khom.
6. Sagen Sie „Danke“
Die Firma Boomerang hat untersucht, welche Grußformel zur häufigsten Rücklaufquote.
Fazit: Auf „freundliche oder beste Grüße“ wird am seltensten geantwortet.
Am häufigsten auf die Schlussworte „Danke im Voraus“.
Quelle: „Konfliktquelle E-Mail“ Andrea Khom /Michaele Kellner